Wisselend kijken, veel meer zien! Geen tunnelvisie, maar panoramaview...
De titel van dit blog zal bij verschillenden een lampje laten branden. Het is namelijk een verwijzing naar de titel van het eerste boek van SQALE Anders kijken, meer zien (leestip!). Deze titel kan op verschillende manieren geïnterpreteerd worden en biedt daarom stof tot nadenken. In de achterliggende periode betekende Anders kijken, meer zien, voor mij vooral: point of view, ofwel, perspectief. Ons perspectief is bepalend voor wat we zien. Onze positie is bepalend voor hoe we de werkelijkheid om ons heen duiden. Die perspectieven en posities wisselen per persoon. En dat brengt zowel kansen als uitdagingen met zich mee.
Je verplaatsen in andermans schoenen
De les van achterliggende periode voor mij is dan ook een verbastering van de boektitel: door wisselend te kijken, ga je veel meer zien. Verplaats je in andermans schoenen en wissel van perspectief. Doe dat van topmanagement tot werkvloer, maar ook in een groep met een diversiteit aan specialismen en je zult elkaar beter begrijpen en gemakkelijker kunnen sturen op optimale resultaten. Dit is elke dag weer nodig en vergt oefening. Het op verschillende manieren kijken naar de werkelijkheid wordt nog te vaak vergeten en daardoor zijn suboptimale uitkomsten meer regel dan uitzondering. Het belang van wisselend kijken zal ik toelichten met enkele anekdotes uit mijn werkpraktijk. Eén van mijn projecten is het begeleiden van een harmonisatie van vijf verschillende teams. Elk team heeft eigen huisvesting. Onderdeel van de harmonisatie is het centraliseren van de huisvesting door één van de bestaande panden te verbouwen en enkele panden af te stoten.
Een brede blik voor een integrale aanpak
Wisselend kijken blijkt van groot belang tijdens vergaderingen van een projectgroep die de verbouwing tot een goed einde moet brengen. Het is een multidisciplinaire projectgroep, van facilitair adviseurs tot ICT’ers. Ieder handelt vanuit de eigen expertise en is een bevlogen specialist! Dat is een voordeel, maar ook een risico voor het eindresultaat waarbij niet alleen het deel, maar juist het geheel telt. Het geheel is immers meer dan de som der delen. Ter illustratie: de ICT’er wil dat de bekabeling van de beste kwaliteit is en van een specialistische leverancier komt die specifieke gecertificeerde bekabeling levert. De consequentie is dat er een budgetoverschrijding ontstaat op de post ICT, want de hoofdaannemer had de bekabeling tegen een veel lagere prijs kunnen leveren. Vanuit de liefde voor het eigen vak heeft de betrokken ICT’er echter voor de veel duurdere partij gekozen. De lering die ik heb getrokken: als projectleider had ik bewust moeten zijn van het feit dat de projectgroep bestaat uit specialisten die liefde hebben voor hun vak, maar daardoor ook enigszins verkokerd de opdracht kunnen interpreteren. Door aan de voorkant helder te maken dat we moeten sturen op het geheel had gedeeld eigenaarschap van en samenwerking rondom de totale verbouwopgave beter vormgegeven kunnen worden.
Iedereen moet gehoord worden
Dat je door wisselend kijken veel meer kunt zien, blijkt ook als ik in gesprek ga met een medewerker. Eén van de vijf panden is reeds gesloten en het team dat daar werkzaam was, werkt nu vanuit het pand dat wordt verbouwd. Op managementniveau hebben verschillende vergaderingen plaatsgevonden en alles leek geregeld en goed te zijn verlopen. Tijdens het gesprek met de desbetreffende medewerker kwam me echter ter ore dat we diverse steken hebben laten vallen. Op de eerste dag dat het team vanuit het verbouwde pand zou gaan werken, stond het team in alle vroegte voor een gesloten deur. Ze hadden de code van het alarm niet ontvangen en geen sleutels om het pand te betreden. Op basis van de gesprekken op managementniveau leefde ik in de veronderstelling dat de voorbereidingen goed waren gegaan en de uitvoering goed was verlopen. Uit het gesprek blijkt dat we te veel op hoofdlijnen hebben gezeten, waardoor zowel voorbereiding en uitvoering gebrekkig zijn geweest. De les: betrek altijd de werkvloer en ga en blijf in gesprek met medewerkers van topmanagement tot werkvloer. Op die manier wordt het verhaal completer en hadden suboptimale uitkomsten voorkomen kunnen worden.
"De les; betrek altijd de werkvloer en ga en blijf in gesprek met medewerkers van topmanagement tot werkvloer."
Aansluiten bij de leefwereld van de ander: het succes
Na deze opgedane leerervaringen blijkt het toepassen van het wisselend kijken bijzonder effectief. Het verbouwde pand wordt voorzien van een modern toegangssysteem waarbij toegang tot het pand en de verschillende ruimtes verkregen kan worden middels een app op de smartphone. Om het systeem werkend te maken, ontvangen medewerkers vooraf een bericht met het verzoek een app te installeren. Een facilitair medewerker stond op het punt de medewerkers te mailen, maar toen was het tijd om op de rem te trappen. Medewerkers zijn vooraf nog niet geïnformeerd. Met de opgedane kennis in de achterliggende tijd weet ik vrij goed hoe het team in elkaar steekt. Het zijn praktische mensen die niet allemaal beschikken over een smartphone. Daarnaast is het nieuwe systeem nog niet aangekondigd en weet ik uit ervaring dat niet goed aangekondigde veranderingen zonder een gedegen uitleg weerstand en veel vragen oproepen. Vanuit het perspectief van de buitendienstmedewerker begrijp ik dit en ik heb de facilitair medewerker hierin meegenomen. In overleg hebben we ervoor gekozen een ander communicatieproces te bewandelen en de berichtgeving anders in te steken. Op die manier hebben we veel vragen, onduidelijkheid en weerstand op voorhand ondervangen.
De uitdaging samen aangaan
Zo zijn er tal van voorbeelden die het belang aantonen van wisselend kijken en diversiteit in zienswijzen en perspectieven. Wat vanuit je eigen perspectief en positie logisch lijkt, is dat voor een ander vaak niet. Naast dat wisselend kijken noodzakelijk is, is het ook ontzettend interessant, leerzaam en verrijkend. Je zult de vruchten ervan snel plukken! Dat maakt bovenstaande casuïstiek wel duidelijk. Laten we hier lering uit trekken en de daad bij het woord voegen! We gaan het samen aan!
Robin van Genderen
Robin zorgt voor overzicht waar het onoverzichtelijk is. Hij is enthousiast en zorgt dat iedereen betrokken wordt.
Cursusaanbod
Cursusaanbod
SQALE verzorgd een aantal gevarieerde workshops/trainingen afgestemd op verschillende behoeften. De cursussen worden gegeven door onze eigen professionals, adviseurs die door hun gedegen ervaring in het werkveld precies weten hoe het erin de praktijk aan toegaat. Tijdens de cursus worden specifieke casussen door deelnemers ingebracht en uitgebreid besproken en behandeld, deze concrete praktijkvoorbeelden helpen je om de opgedane kennis meteen om te zetten naar professionele vaardigheden, het geleerde wordt zo meteen toepasbaar in je werk.
De trainingen worden georganiseerd voor kleine groepen van maximaal 8 deelnemers, hierdoor is er voldoende aandacht en tijd voor persoonlijke vraagstukken en leerdoelen.De cursussen worden verzorgd op verschillende locaties in het land, zo is er altijd een cursus dicht in de buurt. Liever een ‘inhouse” cursus’? Neem contact op en vraag naar de mogelijkheden. Raak geïnspireerd en verken ons cursusaanbod…
Heeft u een specifieke opleidingsbehoefte? Samen stellen we een op maat gemaakt programma op!
Training-Verandermanagement
Verandermanagement
Je gelooft het haast niet: 2 van de 10 reorganisaties en verandertrajecten slagen wél. De rest dus niet! Dat je moet veranderen als organisatie is een vanzelfsprekendheid. De wereld om je heen verandert continu, wijzigingen van wet- en regelgeving of de groei van de klantvraag vragen om verandering, om de organisatiedoelstellingen te blijven realiseren zal je wel mee moeten veranderen. Wat de reden ook is iedere verandering brengt een cultuurverandering met zich mee, hoe zorg je ervoor dat alle neuzen dezelfde kant op blijven wijzen? Hoe hou je het veranderproces beheersbaar? Hoe schep je een realistisch perspectief?
Programma:
Tijdens deze interactieve middag ga je aan de slag met de basisvaardigheden voor succesvol veranderen. Alle belangrijke aspecten van het vakgebied komen in vogelvlucht langs. Je doet nieuwe inzichten op in je eigen rol binnen verandertrajecten en leert hoe je deze rol actiever kunt uitdragen. Kun je verandering managen? Hoe krijg je een verandering structureel doorgevoerd? Hoe realiseer je een veranderstrategie? Hoe verhouden strategie, implementatie, resultaat, mensen en hun gedrag zich met elkaar? Wat het belang van de continue dialoog over veranderingen?
De training gaat uit van een geïntegreerde aanpak, je gaat aan de slag met een actuele (eventueel zelf ingebrachte) casus en worden alle thema’s die van belangzijn voor het realiseren van een succesvolle verandering in een organisatie behandeld. Met het geleerde kan je in concrete stappen aan de slag in de praktijk. Tijdens de workshop is volop ruimte voor interactie, discussie en kennisuitwisseling.
De middag wordt afgesloten met een informele borrel. Aan het eind van de cursus ontvang je een praktisch overzicht waarmee jij hét verschil maakt in het verandertraject.
Praktisch:
- Tijdsinvestering: 5 uur
- Investering per persoon: € 345,- excl. BTW
- Inclusief het boek “Anders Kijken, Meer Zien”, doe-het-zelf boek voor organisatie inrichting.
- Locaties: Dordrecht, Barendrecht, Oud Beijerland, Gorinchem, Gouda, Barneveld, Middelharnis, Goes, Doetinchem en Ridderkerk.
- De cursus wordt verzorgd in groepen van maximaal 8 deelnemers.
Onze trainers:
Leendert de Gelder
Leendert werkt inspirerend en enthousiasmerend. Hij weet uiteenlopende processen te harmoniseren en te optimaliseren, hij is dé processpecialist.
Door zijn ruime praktijkervaring weet Leendert als geen ander de vertaling en koppeling van theorie naar praktijk te maken.
Hans Silfhout
Hans schittert bij het omzetten van ideeën en wensen naar daadwerkelijke uitvoering en realisatie. Hans werkt enthousiasmerend en slecht alle barrières.
Training - Procesmanagement en Procesoptimalisatie
Procesmanagement en Procesoptimalisatie
Hoe kan het morgen beter dan vandaag? Aan welke knop moet ik draaien? Kijk eens naar de wereld door de bril van procesmanagement. Welke processen spelen een belangrijke rol binnen de organisatie? Hoe maak ik onderscheid tussen besturende, primaire en ondersteunende processen? Waar kan ik de meeste winst behalen? En hoe doe ik dat dan? Welke rol spelen mensen en systemen hierin? En vooral: hoe maak ik het nog leuker? Met deze cursus verbreed je je basis en leer je praktische vaardigheden om de organisatie efficiënter in te richten. Je kunt processen implementeren, actueel houden en blijven optimaliseren, de samenwerking tussen afdelingen versterken en met minder middelen hogere kwaliteiten te behalen Ook besteden we aandacht aan het verminderen van klachten en de tevredenheid van klanten en medewerkers vergroten.
Programma:
Tijdens deze interactieve middag gaan we aan de slag met de basisvaardigheden voor succesvol procesmanagement. Hoe breng je de verschillende processen in beeld? Hoe richt je de verschillende processen zo in dat je de bedrijfsvoering en het bedrijfsresultaat kan optimaliseren? Hoe vertaal je de visie/strategie naar een organisatie inrichting? Tegen welke zaken loop je aan bij het optimaliseren van de processen? Neem een actuele casus mee ter bespreking tijdens de cursus, zodat je het geleerde meteen in de praktijk kunt brengen.
De middag wordt afgesloten met een informele borrel. Aan het eind van de cursus ontvang je een praktisch overzicht waarmee jij hét verschil maakt in succesvol procesmanagement.
Praktisch:
- Tijdsinvestering: 5 uur
- Investering per persoon: € 345,- excl. BTW
- Inclusief het boek “Anders Kijken, Meer Zien”, doe-het-zelf boek voor organisatie inrichting.
- Locaties: Dordrecht, Barendrecht, Oud Beijerland, Gorinchem, Gouda, Barneveld, Middelharnis, Goes, Doetinchem en Ridderkerk.
- De cursus wordt verzorgd in groepen van maximaal 8 deelnemers.
Onze trainers:
Leendert de Gelder
Leendert werkt inspirerend en enthousiasmerend. Hij weet uiteenlopende processen te harmoniseren en te optimaliseren, hij is dé processpecialist.
Door zijn ruime praktijkervaring weet Leendert als geen ander de vertaling en koppeling van theorie naar praktijk te maken.
Hans Silfhout
Hans schittert bij het omzetten van ideeën en wensen naar daadwerkelijke uitvoering en realisatie. Hans werkt enthousiasmerend en slecht alle barrières.
Henk van Rhee
Henk is rustig en analytisch en vraagt door tot de kern. Hij weet een duidelijke structuur aan te brengen en het overzicht te bewaren in de hectiek van alle dag.
Stukje voor stukje de puzzel leggen
Euser Transport staat in een lange traditie van dienstverlening. Het familiebedrijf bestaat ruim 100 jaar en houdt met ruim 350 wagens en 620 chauffeurs de voorraad van vele ketens en bedrijven op peil. De explosieve groei van de afgelopen jaren bracht ook uitdaging met zich mee. Als je van buiten zo hard groeit, is het essentieel dat ook je interne organisatie meegroeit. Operationeel Directeur Daniel Spetter vertelt hoe Michiel Hoogendijk van SQALE de organisatie heeft begeleid in het veranderproces.
Het transportbedrijf heeft in de afgelopen twee jaar grote veranderingen doorgemaakt. De directie stippelde een nieuwe koers uit, er werd een transport management systeem (TMS) opgezet en een enorme digitaliseringsslag gemaakt. “Voor ons als directie was het belangrijk om de grote lijn schetsen: wat is het doel en waar gaan we naartoe?”, vertelt Daniel. “Euser is altijd een flexibele en service- en klantgerichte organisatie geweest. Het is een kracht om wendbaar te zijn, maar bij een bepaalde schaalgrootte is het ook nodig om terug te kunnen vallen op processen en procedures. We willen steeds meer toegroeien naar een datagedreven organisatie. Onze klanten hebben steeds meer behoefte aan data en uiteindelijk moet je je eigen processen aansluiten op de processen van je klant.”
Michiel haakte aan bij het managementteam om structuur aan te brengen in het nieuwe beleid en het proces te begeleiden. “Michiel balanceert tussen meedenken op inhoud en boven de materie hangen. Ik vind dat hij dat heel goed doet. Het is fijn als iemand van buiten de organisatie meekijkt en meedenkt met wat je aan het doen bent. Hij heeft ons gefaciliteerd in het opstellen van een beleidsplan, zodat alle ideeën en plannen concreet op papier komen en alle neuzen dezelfde kant op staan. Elke week hebben we met het management team een operationeel overleg. Michiel is iemand die tijdens die overleggen de grote lijn bewaakt en zorgt dat we het procesmatige vasthouden.”
Het is een kracht om wendbaar te zijn, maar bij een bepaalde schaalgrootte is het ook nodig om terug te kunnen vallen op processen en procedures.
Datagedreven
Het nieuwe beleid betekende dat de organisatie grotendeels gedigitaliseerd moest worden. “Daarin hadden we een achterstand. In de afgelopen twee jaar hebben we sterk ingezet op digitalisering en zijn we voor 90 procent papierloos geworden. Dat maakt het zoveel makkelijker om cijfers en data boven water te krijgen.” Het opzetten van een TMS levert de organisatie meer data op. “Als alle processen door het TMS lopen, kun je steeds meer data registeren en vastleggen. Die data wil je grijpen en iets moois mee doen.”
In samenwerking met IT businessunit Growteq werd een data warehouse ingericht. “Vanuit verschillende systemen voegen we de data samen. Het levert meer inzicht op in omzet, rendement van bepaalde ritten en bepaald werk, bezetting van voertuigen en personeel, waar je verdient en waar je verliest. Maar het dashboard is ook richtinggevend voor de toekomst. Is er wel voldoende capaciteit om de uitstaande vraag voor de komende weken goed in te plannen, of moet ik al gaan bijsturen? We zijn nog beginners op dit gebied, maar hebben al grote stappen gemaakt.”
Formule Euser
Een groot veranderingsproces voor de organisatie, waar je ook de mensen in mee moet nemen. “Om klaar te zijn voor de toekomst is verandering noodzakelijk. De juiste mensen op de juiste plek krijgen. Dat is best een heftig proces.” Met Michiel en Leendert de Gelder, Senior Consultant bij SQALE, werd een organisatieplan gemaakt – ‘Formule Euser’ – waarin de focus kwam te liggen op het dieper leggen van verantwoordelijkheden in de organisatie. “Het was tijd voor een herinrichting van de organisatie. Sommige taken kwamen te vervallen door automatisering, waardoor medewerkers een andere invulling kregen van hun activiteiten. Dan merk je dat er onzekerheid komt in de organisatie. Michiel en Leendert hebben dat heel zorgvuldig aangepakt en begeleid, met heel veel gesprekken en terugkoppelingsmomenten.” In een markt die onder druk staat in het volgens Daniel des te belangrijker om goed leiderschap te tonen en richting te geven aan je mensen.
Terugkijkend op het proces is Daniel positief gestemd. “Mooi om stukje voor stukje die puzzel te leggen. De samenwerking met SQALE is een hele goede katalysator geweest voor het proces waar we inzitten. Het is nog niet klaar, maar er zijn al een hoop hobbels genomen.”
Samen verder puzzelen?
Michiel Hoogendijk
Michiel werkt enthousiasmerend en stimulerend. Hij creëert draagvlak om doelen te realiseren.
Leendert de Gelder
Leendert werkt inspirerend en enthousiasmerend. Hij weet uiteenlopende processen te harmoniseren en te optimaliseren, hij is dé processpecialist.
Door zijn ruime praktijkervaring weet Leendert als geen ander de vertaling en koppeling van theorie naar praktijk te maken.
Niet hakken, maar schuren
Je gelooft het haast niet: 2 van de 10 reorganisaties en verandertrajecten slagen wél. De rest dus niet! En om maar meteen de essentie van dit artikel prijs te geven: het middel moet geen doel worden én mensen zijn nu eenmaal mensen. De organisatie verandert niet als je een nieuwe ‘hark’ (organogram) tekent en iedereen hierin een plekje geeft, maar als je mensen ruimte en mogelijkheden geeft om op een andere manier te gaan denken en werken.
Verandermanagement
Dat je moet veranderen als organisatie is een vanzelfsprekendheid. Alleen al omdat de wereld om je heen verandert. Ik kom daarnaast geen organisaties tegen waar ook intern in de loop van de jaren niet veel verandert. Groei van de klantvraag leidt tot groei van het aantal medewerkers. Meer medewerkers leidt tot meer afstemming en vaak ook behoefte aan coördinatie, managen, leidinggeven, of hoe je het ook noemt. Behoefte aan efficiency en overzicht leidt tot implementatie van nieuwe ERP systemen en dashboards. En niet zelden leidt gedoe in de organisatie tot aanpassing van de organisatiestructuur. Bovendien: een beetje ambitieuze organisatie wíl zelf ook blijven veranderen.
Ik merk dat veel organisaties ‘de hark’ als één van de eerste aangrijpingspunten zien bij het veranderen. Weg met manager x, welkom voor een nieuwe laag teamleiders y, dag team z, welkom nieuwe staffunctie. Maar het is vaak een suboptimale oplossing of zelfs slechte keuze als je de uitdaging waardoor verandering noodzakelijk is nog onvoldoende doorgrondt. Een organisatiestructuur is een middel om je organisatiedoelen te verwezenlijken. Die structuur moet helpen – jazeker. Maar geen enkele ‘hark’ lost zaken op als:
- slecht doordachte processen die ook nog eens slecht worden uitgevoerd;
- niet functionerende systeemondersteuning (zoals ERP);
- onduidelijke rollen en verhoudingen tussen directie, management en medewerkers;
- inadequaat management, dat zich niet op de inrichting maar op het verrichten richt.
"Een organisatiestructuur is een middel om je organisatiedoelen te verwezenlijken. Die structuur moet helpen"
Reorganiseren mét elkaar
Vanuit mijn ervaring als organisatieadviseur durf ik te stellen dat:
- Enkel een nieuwe organisatiestructuur problemen in de organisatie niet oplost, en juist niet zelden nieuwe problemen creëert.
- Een rigoureuze verandering tot zoveel onrust in de organisatie leidt, dat ook je beste medewerkers plotseling weg gaan vanwege deze onrust; waarbij de reorganisatie zomaar de druppel kan zijn.
- Een mens een mens is: niet iedereen verandert, en ook niet iedereen verandert op dezelfde manier.
Reorganiseren van de organisatie omdat het proces niet goed loopt of de onderlinge afspraken niet helder zijn en tot conflicten leiden… Dat is net zoiets als je hele tuin opnieuw inrichten, omdat het onkruid de doorgang naar de schuur belemmert. Iets groots overhoop halen vanuit de ivoren toren terwijl het veel kleiner mét elkaar kan worden opgelost. Hakken, terwijl je ook kunt schuren. Dat beeld levert het bij mij vaak op. Van onderuit veranderen is weliswaar een meer geleidelijke weg, maar het resultaat hiervan is veelal duurzaam. Samen mét mensen veranderen, dan verandert de organisatie ook!
Organisatieverandering tijd geven
Ben je ondernemer en wil je veranderen? Denk dan goed na welke weg je kiest. Wil je een nieuwe tuin of wil je het onkruid probleem permanent oplossen? Ga je voor een doordachte verandering die tijd krijgt, of kies je voor een rigoureuze reorganisatie met het risico op forse weerstand én grote mislukkingskans? Je proeft het al; ik zou het wel weten! Inrichting begint bij de processen. En wie weet, kun je een reorganisatie daarmee voorkomen!
Arie van Baaren
Arie blinkt uit in het aanbrengen van structuur in een complexe context. Hij stimuleert samenwerking en neemt mensen mee.
Anders Kijken, Meer Zien
Anders Kijken, Meer Zien
Wij schreven ons boek ‘Anders Kijken, Meer Zien’ om jou te helpen bij het inrichten van je organisatie. Net als bij het inrichten van je huis is dat iets waar je goed over na moet denken en wat continu aandacht vraagt. Onze collega’s vertellen je in een 5-delige video serie hoe je hier zelf mee aan de slag kunt gaan.
Wil jij ook ons boek lezen? Vraag een gratis exemplaar aan.
Ondernemen is lef hebben. Een plan komt spontaan op, een idee groeit, en je gaat ermee aan de slag. Vol enthousiasme zet je jouw eigen organisatie op en begin je te doen wat je leuk vindt. Voor je het weet ben je er niet alleen zélf druk mee, maar maak je ook salaris over naar tientallen medewerkers. In een paar jaar tijd verandert je wereld: van weinig organisatie naar de behoefte om te organiseren. Wat te doen?
Ontwikkeling van de organisatie vraagt om een goede inrichting. En net als bij de inrichting van je huis, is dit iets waar je goed over moet nadenken en wat continue aandacht vraagt. In dit boek krijg je verschillende onderwerpen en inzichten aangeboden. Theorie op overzichtelijke wijze verwoord, en gelardeerd met herkenbare en tastbare voorbeelden. Door anders naar je eigen wereld te kijken, ga je zien wat je eerder nog niet zag!
Laat je inspireren door deze video’s en ga er zelf mee aan de slag.
Elkaar aanscherpen in de zoektocht naar strategie
Een heldere strategie die gedragen wordt door de organisatie én daarbij het hart van Stichting Ontmoeting niet verliezen. Toen Gerard Stoop in 2019 bestuurder werd bij Stichting Ontmoeting was dat de missie die hij voor zich zag. Organisatieadviseur Hans Silfhout van SQALE, begeleidde de organisatie in het veranderingsproces. We ontmoeten elkaar in Rotterdam, de stad waar het eerste opvangcentrum in 1988 geopend werd.
Stichting Ontmoeting is een organisatie die van oorsprong opvang en begeleiding bood voor dak- en thuislozen. Door de jaren heen is daar veel meer bijgekomen en zijn er inmiddels 24 locaties in Nederland waar vastgelopen mensen ondersteund worden om hun leven weer op orde te krijgen. “Het hart van de stichting is om vanuit de liefde van de Heere Jezus voor ons, deze liefde ook te laten zien aan onze naasten in nood, de mensen die leven aan de onderkant van samenleving”, vertelt Gerard. “Denk aan opvang voor daklozen, ondersteuning en begeleiding voor mensen die door het verliezen van hun baan de verkeerde kant op gaan en het helpen re-integreren van mensen die uit detentie komen. In die nood willen wij er zijn. Daar ligt het hart van de stichting.”
Strategie en verbinding
In de jaren van zijn voorganger stond Stichting Ontmoeting vooral in het teken van groei en het opzetten van nieuwe initiatieven. “Groei is mooi, maar heeft ook een keerzijde. Toen ik binnenkwam bij Ontmoeting kwam ik vrij snel tot de conclusie dat er behoefte was aan een duidelijk strategie en dat de verbinding in de organisatie beter kon.” Samen met SQALE ging de organisatie terug naar de basis en op zoek naar focus: Waarom zijn we hier op aarde en met welke visie? Hans vult aan: “Focus bepalen hoort ook bij de fase waarin de organisatie verkeert. Er zijn een aantal jaren van groei voorafgegaan, veel nieuwe initiatieven gestart. Er komt een enorme vibe in de organisatie, maar het bedrijfskundige aspect kan dan wel eens onderbelicht raken. Dat geeft niet als het even is, maar op lange termijn ga je brokken krijgen.”
Verder bouwen betekent wellicht ook weer groeien. “Voor een gezonde bedrijfsvoering is het soms ook nodig om te groeien om meer continuïteit en kwaliteit te bieden. Dat geldt vooral voor de kleinere teams, dan is groei nodig om minder kwetsbaar te zijn en mensen te kunnen blijven helpen. Hoewel er altijd een tegenstrijdigheid in zit: je wilt een gezond zorgbedrijf zijn, maar het zou natuurlijk het mooiste zijn als ons werk minder wordt. Dat betekent dat er minder nood is.”
“Het is zo belangrijk om draagvlak in de organisatie te hebben voor de koers die je vaart of gaat varen."
Beweging van onderop
Opnieuw focus dus. Gerard wilde de mensen maximaal betrekken bij het veranderproces. “Het is zo belangrijk om draagvlak in de organisatie te hebben voor de koers die je vaart of gaat varen.” Daarom kiezen we er ook bewust voor om verantwoordelijkheden en bevoegdheden laag in de organisatie neer te leggen. Als je mensen niet meeneemt, dan mis je iets essentieels: in de discussie, in het aanscherpen van elkaar en in de verbinding. Verantwoordelijkheid geven stimuleert het nemen van initiatief. De beweging komt van onderop op gang.”
Dit uitgangspunt bepaalde ook de vormgeving van het strategieproces. Met een groep van circa 20 mensen – waarin management, OR, medewerkers en vrijwilligers vertegenwoordigd waren – startte een strategieproces onder begeleiding van Hans. “In zo’n proces ben je altijd afhankelijk van de input vanuit de organisatie”, vertelt Hans. “Je kunt op basis van een SWOT-analyse wel een onderbuikgevoel hebben van wat goed is voor een organisatie, maar het is pas een succes als het vanuit de organisatie zelf komt. Als je de inhoud vanuit die groep naar boven haalt, wordt het echt de strategie van Stichting Ontmoeting.”
Basis
Gerard waardeert de begeleiding vanuit SQALE. “Voor Stichting Ontmoeting is de identiteit het hart van de organisatie, dat zit in onze missie en visie. In Hans vond ik een partner die onze identiteit begrijpt. Ook voor de teams was het fijn om met een externe partij te werken in dit proces. Je hebt geen gezamenlijke geschiedenis, niks is in beton gegoten.”
In korte tijd kwam de organisatie tot een volledig voldragen strategie, waarin het dienstenportfolio geherstructureerd werd en de uitdagingen voor de komende jaren geformuleerd zijn. Gerard: “Voor mij zou het project geslaagd zijn als we een heldere strategie opgesteld hebben, die gedragen wordt door de organisatie, ook door de raad van toezicht en de ondernemingsraad. Dat is maximaal gelukt. Er is meer structuur gekomen en meer duidelijkheid over ons productenaanbod. De missie is aangescherpt en het perspectief naar de toekomst toe is sterk op de locaties. Er ligt nu een mooie basis waarop we verder kunnen bouwen.”
Samen verder zoeken?
Hans Silfhout
Hans schittert bij het omzetten van ideeën en wensen naar daadwerkelijke uitvoering en realisatie. Hans werkt enthousiasmerend en slecht alle barrières.
Anne-Ruth Overduin
Anne-Ruth maakt ingewikkelde vraagstukken inzichtelijk door kraakheldere visualisaties. Ze brengt mensen bij elkaar en stimuleert het gesprek.
Projectmanagement
Projectmanagement
Projectmanagement van SQALE is projectmanagement van de buitencategorie. Wij excelleren in het begeleiden en ondersteunen van inspannende projecten. Wij trekken de kar en gaan de uitdaging graag samen met u aan!
Samen zorgen we er voor dat uw ambities werkelijkheid worden. Raak geïnspireerd en verken onze projectmanagement skills… Ook expert worden in projectmanagement? Verken ons cursusaanbod.
Samen zorgen we er voor dat uw ambities werkelijkheid worden
Projectmanagement
SQALE ondersteunt organisaties met het invoeren van projectmatig werken. We creëren met elkaar een set van gemeenschappelijke afspraken rond projectmatig werken, voorzien opdrachtgevers en projectleiders van het benodigde instrumentarium en ondersteunen de organisatie als geheel met het verwerven van kennis en competenties voor het uitvoeren van projectmatig werken.
Project review
Regelmatig worden wij benaderd om mee te denken bij het opzetten van een project. Wat is nu het beoogde resultaat? Wat moeten we doen om dit resultaat te behalen? Hoe kunnen we het beste de projectorganisatie vormgeven en bemensen. Aan de voorkant sparren met een specialist van SQALE leidt tot substantiële winst in de rest van het project. Een goed begin is het halve werk. Om jou hiermee kennis te laten maken, bieden we de eerste review voor jou organisatie gratis aan. Stuur je projectplan op (projectmanagement@sqale.nl) en wij geven een advies. Dit advies bespreken we vervolgens met jou via MS Teams.
Projectmanagement Scan
Hoe goed doen wij het nu als organisatie op het gebied van projectmatig werken? SQALE heeft een scan ontwikkeld op basis waarvan zij het kwaliteitsniveau van projectmatig werken in kaart brengt. De scan geeft antwoorden op:
Kwaliteit van projectsturing, projectorganisatie, inhoud projectdocumenten, etc.
Projectportfolio management
Projecten staan niet op zichzelf. Er zijn immers beperkte middelen om projecten uit te voeren. Daarom is projectportfolio management belangrijk. Middels dit proces worden projecten geprioriteerd en worden schaarse middelen beargumenteerd toebedeeld. Dit proces is in veel organisaties onvoldoende aanwezig en leidt veelal tot suboptimale inzet van middelen en onvoldoende focus.
Projectondersteuners
Uw ideeën vormgeven, dat is ons werk! Samen een uitdaging aangaan en deze ook echt realiseren. Het ondersteunen van inspannende projecten, dat is waar onze Young Professionals in excelleren. Projectondersteuning waar je op kunt bouwen…
Robin van Genderen
Robin zorgt voor overzicht waar het onoverzichtelijk is. Hij is enthousiast en zorgt dat iedereen betrokken wordt.
Erica Corbijn-Vermeulen
Erica is resultaat gericht maar verliest het menselijke aspect nooit uit het oog. Ze creëert overzicht in complexe situaties door analytisch te denken.
‘Zakelijker, effectiever en efficiënter werken’
Op 1 januari 2019 werd de Gemeente Hoeksche Waard tot leven geroepen, vijf gemeenten en drie gemeenschappelijke regelingen die samengevoegd werden tot één grote organisatie. En dat is voor mensen wel even wennen. Je hoort bij een organisatie die opeens niet meer uit 100 man bestaat, maar uit 750. Barbera Silvis, gemeentesecretaris bij de Gemeente Hoeksche Waard, riep de hulp in van Hans Silfhout, adviseur bij SQALE om projectmatig te gaan werken.
Barbera merkte dat de meeste mensen gewend waren om in een kleine organisatie werken. “Dat is echt anders, omdat je dan in de wandelgangen even snel contact kan maken met elkaar. In een grotere organisatie moet je verschillende partijen aan tafel brengen die je ook nog niet kent.” Hoe zorg je ervoor dat mensen wel met elkaar kunnen samenwerken ook al kennen ze elkaar niet? De vraag waarmee Barbera bij Hans kwam.
Ordeningsmechanisme
Hans begeleidde de eerste stappen naar projectmatig werken. Een pop-upteam onderzocht hoe projectmatig werken het beste vormgegeven kom worden en stelde een handboek op dat ook voorgelegd werd in het teammanagersoverleg. “Hans heeft daarmee ook heel goed de teammanagers aan zich weten te binden”, vertelt Barbera. “Ik zie het als een ordeningsmechanisme. Het zorgt ervoor dat je zakelijker, effectiever en efficiënter werkt. Als je goed projectmatig werkt, kun je samenwerken en weet je ook resultaten te boeken. Belangrijk is om met elkaar een helder beeld te krijgen wat projectmatig werken dan precies inhoudt, dat vervolgens goed tussen de oren te krijgen van iedereen en als laatste ervoor zorgen dat het ook geborgd wordt. Als Hans stopt moeten er nog steeds mensen zijn die dat projectmatig werken blijven aanjagen.”
“Ik zie het als een ordeningsmechanisme. Het zorgt ervoor dat je zakelijker, effectiever en efficiënter werkt. Als je goed projectmatig werkt, kun je samenwerken en weet je ook resultaten te boeken."
Helderheid en overzicht
In een nieuwe organisatie met een nieuw bestuur ligt er altijd de uitdaging om de bestuurlijke ambities en de werkelijkheid samen te brengen. Onderdeel van het opzetten van projectmatig werken was daarom ook kijken naar capaciteitsplanningen. Barbera: “Ik wilde heel vroeg in het proces al dat teammanagers en directie feitelijke informatie in handen hebben, of we het nu te druk hebben of niet. Niet dat je tegen een college moet zeggen: we hebben het gevoel dat we het te druk hebben en we kunnen jullie ambities niet uitvoeren. Je moet er gesprek over kunnen voeren op basis van feiten.” Barbera benadrukt de waarde van Hans in dit proces. “Hans heeft hier heel goed werk in verricht. Door middel van gesprekken heeft hij in kaart gebracht welke projecten er zijn per team, wat de beschikbare capaciteit is en waar het dus knelt. Op het moment dat mensen voelen dat ze daarin serieus genomen worden, helpt dat enorm. Het geeft helderheid en overzicht. En dat geeft weer energie om eraan te gaan werken.”
Positieve mindset
Barbera ziet dat de mindset in de organisatie merkbaar is veranderd en hoort positieve geluiden. “Mensen vinden het leuk en belangrijk om op die manier te werken. Hans kijkt ook echt naar inrichtingsvraagstukken. Het is geen theoretisch model, maar hij benadert het vanuit de inhoud. Met de teammanagers kijkt hij hoe dingen in elkaar zitten en komt op basis daarvan met een oplossing. Omdat hij dat vanuit de mensen en de praktijk doet, beklijft dat ook. Mensen zien dat het werkt en dat het iets toevoegt.”
Samen eens naar uw organisatie kijken?
Hans Silfhout
Hans schittert bij het omzetten van ideeën en wensen naar daadwerkelijke uitvoering en realisatie. Hans werkt enthousiasmerend en slecht alle barrières.