Van doen naar doordacht: risicogericht werken bij Veiligheidsregio Drenthe
De wereld van de veiligheidsregio is continu in beweging. Nieuwe taken, veranderende risico’s en toenemende verwachtingen zorgen voor druk op de organisatie. Ook bij Veiligheidsregio Drenthe (VRD) werd deze dynamiek steeds zichtbaarder. De vraag die centraal kwam te staan: waar zetten we onze capaciteit écht op in, en wat heeft minder prioriteit?
Om daar richting aan te geven, startte VRD samen met SQALE het traject ‘Risicogericht werken’. Niet als doel op zich, maar als middel om meer inzicht, structuur en gezamenlijke keuzes te creëren. Niels Westra en Dirk van Dijken, teamleiders Risicobeheersing, hebben dit traject vanuit VRD geïnitieerd en getrokken. Vanuit SQALE werden ze daarbij ondersteund door Geanne Vink en Rien Bakker.
De noodzaak om keuzes expliciet te maken
Binnen de afdeling Risicobeheersing groeide het besef dat er steeds meer nieuwe ontwikkelingen plaatsvinden waar ze als afdeling op in willen spelen.
“Er kwamen veel nieuwe werkzaamheden bij. Dan ga je al snel harder rennen, zonder dat je goed bepaalt waar de prioriteit ligt.” vertelt Dirk.
Tegelijkertijd ontstond vanuit het management de behoefte aan meer inzicht: wat gebeurt er eigenlijk binnen afdelingen, en hoe verhouden die werkzaamheden zich tot de risico’s die VRD wil beheersen?
Het betrekken van SQALE als externe partij was een bewuste keuze. “Het is fijn om iemand van buiten te hebben die meekijkt, de voortgang bewaakt en helpt om er echt een proces van te maken.”
Een aanpak die past bij de organisatie
SQALE bracht een gestructureerde aanpak mee, gebaseerd op eerdere trajecten bij andere veiligheidsregio’s, maar met ruimte voor maatwerk. Het doel: een methodiek ontwikkelen die aansluit bij de cultuur en werkwijze van VRD.
In het voorstel werd dit helder neergezet als resultaat: ‘”Het realiseren van een volledig uitgewerkte methodiek Risicogericht werken voor de VRD, passend bij de regionale wensen en behoeften.”
Tijdens het traject ging het niet alleen over de inhoud en de inrichting van de afdeling. Er was ook aandacht voor communicatie, draagvlak en betrokkenheid op meerdere niveaus in de organisatie.
Dat sloot goed aan bij VRD. De regio kenmerkt zich niet door een top-down benadering, maar juist door samenwerking en dialoog. Dirk: “Door met elkaar in gesprek te blijven, gaat het werken. We zoeken samen naar redenen waarom iets werkt en durven elkaar ook kritisch te bevragen.”
Van impliciet naar expliciet werken
Een belangrijk inzicht uit het traject was dat veel kennis en werkwijzen al wel aanwezig waren, maar nauwelijks vastgelegd. Niels: “Eerst hadden we geen procesbeschrijvingen. Het stond nergens. Nu komt er meer op papier: waarom doen we de dingen die we doen en waarom maken we bepaalde keuzes?”
Door in groepen met elkaar te werken en risico’s centraal te stellen, ontstond er niet alleen meer structuur, maar ook gedeeld begrip. Medewerkers ontdekten dat ze vaak aan dezelfde risico’s werken, maar vanuit verschillende rollen. Dirk: “De kracht zit in de verschuiving van het denken in taakvelden naar het denken in risico’s: je ziet ineens dat collega’s met hetzelfde risico bezig zijn, ieder vanuit de eigen rol.”
De inzet van SQALE hielp om dit proces te begeleiden én vast te houden. Dat leverde soms ook discussies op, vertelt Geanne. “Soms schuurde het een beetje, bijvoorbeeld omdat wij aanstuurden op meer vastlegging, of het werken met bepaalde rollen.” Dirk: “Maar achteraf ben ik daar juist blij mee, zulke gesprekken maken het eindresultaat sterker.”
Balans tussen structuur en vakmanschap
VRD werkt vanuit drie kernwaarden: Verbinding, Vakmanschap en Vertrouwen. Dat betekende dat structuur welkom was, maar niet ten koste mocht gaan van flexibiliteit en professionaliteit.
Niels: “SQALE heeft iets voorgesteld dat goed bij ons past: meer structuur, maar niet te overheersend.”
Die balans bleek cruciaal voor acceptatie binnen de afdeling. Medewerkers stonden overwegend positief tegenover het traject. Rien: “Als we als projectgroep weer bij elkaar zaten, of in gesprek gingen met medewerkers, was de reactie vaak: We gaan het gewoon doen. Leuk!”
Wel werd duidelijk dat herhaling en communicatie essentieel zijn. “Veel mensen horen het pas de tweede of derde keer écht. Dan valt het kwartje. Dus je moet blijven uitleggen waarom we dit doen.”
Samen bouwen aan draagvlak en resultaat
De samenwerking tussen VRD en SQALE werd gekenmerkt door korte lijnen en hoge betrokkenheid.
Vanuit SQALE werd de inzet van de organisatie als bijzonder ervaren. Geanne: “De betrokkenheid en aanwezigheid in de projectgroepen was enorm. Dat geeft energie en maakt dat je echt samen iets neerzet.”
Tegelijkertijd vroeg het traject ook om doorzettingsvermogen. “De uitdaging zat soms in het blijven aandringen op het vastleggen van afspraken. Maar juist dat maakt het duurzaam.”
Resultaat: inzicht, structuur en een gedeeld vertrekpunt
Het traject heeft geleid tot meer dan alleen een methodiek. Er ligt nu: inzicht in werkzaamheden en risico’s; een eerste structuur en procesmatige basis; meer expliciete keuzes in prioritering en groeiend draagvlak binnen de afdeling.
Maar misschien nog belangrijker: er is een gezamenlijke taal ontstaan rondom risico’s en prioriteiten. Niels: “We voeren nu het gesprek dat we willen voeren. Je komt vanzelf bij de vraag: waarom doen we dit, en waarom nu?”
Vooruitkijken: verder bouwen op de basis
De komende periode staat in het teken van verdere implementatie. Zo wordt gewerkt aan het benoemen van risicovertegenwoordigers en het verder verduidelijken van rollen en verantwoordelijkheden.
Dirk kijkt daar met energie naar uit: “Ik heb zin in het vervolg. Natuurlijk zijn er uitdagingen en moeten we het draagvlak nog vergroten, maar ik hoop dat het enthousiasme zich verder verspreidt.”
Het fundament ligt er. De uitdaging voor VRD is nu om de ingezette beweging vast te houden en verder te brengen, van inzicht naar blijvende werkwijze.