Wat als je als organisatie té efficiënt geworden bent?
“Kunnen we dit niet slimmer organiseren?” Het is een vraag die ik regelmatig hoor tijdens opdrachten bij veiligheidsregio’s. En ja, dat is natuurlijk heel begrijpelijk. De druk neemt toe, de capaciteit staat onder druk en er komen steeds nieuwe opgaven bij. Dan wil je processen slimmer inrichten, overleggen beperken en de beschikbare capaciteit zo goed mogelijk benutten.
Maar; dat brengt ook een gevaar met zich mee, dat ik helaas in de praktijk soms terugzie. Hoe efficiënter een organisatie wordt ingericht, hoe minder ruimte er soms overblijft om af te wijken van de standaard. Terwijl juist veiligheidsregio’s voortdurend te maken hebben met situaties die níét standaard zijn.
Een nieuwe maatschappelijke ontwikkeling, een onverwachte bestuurlijke vraag of een incident dat anders verloopt dan vooraf bedacht. Juist op die momenten merk je hoeveel ruimte een organisatie heeft om te schakelen.
Tijdens organisatievraagstukken gaat het daarom niet alleen over processen of structuren. Het gaat ook over de vraag hoeveel flexibiliteit je bewust organiseert. Kunnen teams elkaar gemakkelijk vinden? Is er ruimte om tijdelijk andere prioriteiten te stellen? En lukt het om snel besluiten te nemen als de situatie daarom vraagt?
Een efficiënte organisatie is belangrijk. Maar een veiligheidsregio moet vooral ook wendbaar zijn. Dat vraagt soms om iets wat op papier juist minder efficiënt lijkt: ruimte in de planning, capaciteit die niet volledig is dichtgetimmerd of medewerkers die buiten hun eigen team meedenken.
Juist die ruimte maakt vaak het verschil op het moment dat de werkelijkheid zich niet laat plannen.