Op weg naar een toekomstbestendige organisatie

Begin vorig jaar leidde een combinatie van factoren ertoe dat Leendert, eigenaar van Thomas Boers, besloot dat er iets moest gebeuren. “We zaten midden in de implementatie van een nieuw plansysteem. Er werd door de groei veel nieuw personeel aangenomen, terwijl er weinig tijd was voor het inwerken. En Brexit kwam er bovenop. Dat had voor ons grote gevolgen. We zijn twee jaar bezig geweest om ons voor te bereiden op Brexit, maar toen het zover was ging alles anders dan voorspeld. Papierwerk, btw, invoerrechten, oorsprongsverklaringen…Het heeft ons veel tijd gekost om onze werkwijze daarop aan te passen.

Brexit veroorzaakte niet alleen uitdaging, maar ook nóg meer groei voor Thomas Boers. “Veel transportbedrijven gooiden de handdoek in de ring. Wij gingen door. En op een gegeven moment weten mensen dat ook. Het is wel kenmerkend voor ons bedrijf. In tijden van crisis groeien we het hardst. “

Vier thema’s Hoe zorg je dat jouw organisatie klaar is voor groei? In gesprek met zijn accountant Arie Plug legde Leendert dit dilemma op tafel. Via Arie werd de hulp van SQALE ingeroepen. “Mijn twee zoons, Angelo en Ricardo, willen door met het bedrijf’, vertelt Leendert. ‘Voor hen is het belangrijk dat deze verbeterstap opgepakt werd, zodat er straks een bedrijf achterblijft dat klaar is voor de toekomst.” Voorafgaand aan een plan van aanpak werden interviews gehouden met de medewerkers om het probleem inzichtelijk te maken. Angelo voerde deze gesprekken als intern projectleider samen met Henk. “Ik ben geen expert op dit gebied, dus het was heel fijn dat Henk en Erika de leiding namen in gesprekken”, vertelt Angelo. “Daar heb ik zelf ook weer van geleerd. Het is absoluut aan Henk en Erica te danken dat dit onderdeel geslaagd is.” Aan de hand van vier werkthema’s ging de organisatie aan de slag: rollen, taken & verantwoordelijkheden verdelen, communicatie verbeteren, HR organiseren en efficiëntie verbeteren. Angelo: “Henk en Erica hebben processen heel simpel inzichtelijk gemaakt door met de collega’s processchema’s te maken, verbeterslagen door te voeren en opnieuw af te spreken wie voor welke onderdelen verantwoordelijk is. Zelf zie je door de bomen het bos soms niet meer. Het gebruiken van processchema’s was handig om inzicht te krijgen en structuur aan te brengen.”

Inmiddels, ruim een jaar later, is er meer rust in de tent gekomen. “Stapje voor stapje gaat het steeds beter”, stelt Angelo. “Iedereen heeft nu een takenpakket, we communiceren met elkaar en we hebben met elkaar het gevoel dat er een stukje organisatie terug is. Het heeft een hoop rust opgeleverd. We zijn op het juiste moment een goede weg in geslagen. Als we nu verder groeien, dan kan dat ook. De organisatie is er klaar voor.” De volgende stap? “Wat we hier in Nederland hebben bereikt, ook realiseren bij onze vestiging in Essex, Engeland. Er werken daar zeven medewerkers die mee moeten in de groei die we als organisatie maken. De afstand en het verschil in werkwijze maken dat weleens lastig, maar ik heb er alle vertrouwen in dat we hier met SQALE een succes van gaan maken”, sluit Leendert af.