Team voor team naar Professioneel Digitaal Werken
Een vraag die wellicht voor veel organisaties herkenbaar is. Hoe zorgen we dat medewerkers informatie makkelijk kunnen vinden, op de juiste plek opslaan en volgens heldere afspraken digitaal samenwerken? In de praktijk staan documenten vaak verspreid over netwerkschijven, persoonlijke mappen, Teams en zaaksystemen. Dat veranderen lijkt misschien vooral een kwestie van systemen en mappenstructuren, maar raakt vooral aan de dagelijkse manier van werken.
Gemeente Maassluis ging samen met SQALE aan de slag met Professioneel Digitaal Werken. Clustermanager Bedrijfsvoering Bernard van Croonenburg en SQALE-adviseurs Bastine Baan en Rien Kramer blikken terug op een traject dat zich als een olievlek door de organisatie verspreidt.
De basis op orde
Binnen de gemeente Maassluis bestond al langer de ambitie om processen beter in te richten en de documentatie op orde te brengen, oftewel de basis op orde. Documenten stonden op verschillende plekken, waaronder netwerkschijven en persoonlijke omgevingen. Dat maakte informatie soms lastig vindbaar en bracht risico’s met zich mee op het gebied van versiebeheer en toegankelijkheid.
“Als je processen op orde zijn, dan is het werken zoveel makkelijker,” zegt Bernard. “Ook voor nieuwe collega’s. Waar staan dingen, hoe doen we dingen? Dat moet gewoon duidelijk zijn.”
Professioneel Digitaal Werken moet daarin verandering brengen. De gemeente wil oude opslaglocaties afbouwen en duidelijke afspraken maken over waar informatie thuishoort. Microsoft Teams en de beschikbare zaaksystemen spelen daarin een belangrijke rol. Maar uiteindelijk gaat het niet alleen om de plek waar documenten worden opgeslagen. Het gaat ook om vindbaarheid, samenwerking, overdraagbaarheid en duidelijke afspraken over hoe medewerkers digitaal werken.
De techniek is daarbij ondersteunend, maar de echte verandering zit in de manier waarop mensen met elkaar werken en in de afspraken die gemaakt worden. Hoe krijg je iedereen mee in een nieuwe manier van werken?
Beginnen waar de energie zit
SQALE koos samen met de gemeente Maassluis voor een praktische aanpak: niet de hele organisatie in één keer veranderen, maar team voor team aan de slag. Samen met medewerkers wordt gekeken naar de huidige situatie, de gewenste werkwijze en wat nodig is om daar te komen.
De aanpak begon met een pilot bij team Publiekszaken. Daar is ervaring opgedaan met de werkwijze en werd zichtbaar wat er in de praktijk nodig is om teams mee te nemen in Professioneel Digitaal Werken.
Vervolgens gingen binnen cluster Bedrijfsvoering de teams HR, Financiën en Communicatie aan de slag. Enerzijds door de bestaande documentatie projectmatig op te schonen en te verplaatsen, anderzijds door afspraken te maken over een toekomstbestendige manier van digitaal werken. Daarbij gaat het bijvoorbeeld om de vraag waar informatie hoort, hoe medewerkers die informatie terugvinden en welke afspraken binnen het team gelden.
Daarbij bleek dat niet ieder team op hetzelfde moment klaar is voor verandering. “Je moet het doen bij de teams waar de energie zit,” zegt Bernard.
De begeleiding van HR, Financiën en Communicatie is inmiddels afgerond. Zij gaan zelfstandig verder met het vasthouden en verder ontwikkelen van de nieuwe werkwijze. Tegelijkertijd is SQALE actief bij de andere teams binnen cluster Bedrijfsvoering. Ook is inmiddels de stap gezet naar een volgend deel van de organisatie: het eerste team binnen cluster Stad is gestart met Professioneel Digitaal Werken.
“Het is een soort olievlek die zich binnen de gemeente verspreidt,” aldus Bernard. Hij bespreekt de ervaringen ook met andere managers, zodat succesvolle werkwijzen hun weg vinden naar volgende teams. De eerste teams leveren daarmee niet alleen resultaat voor zichzelf op, maar ook ervaring en voorbeelden waar andere delen van de organisatie op kunnen voortbouwen.
Samen doen maakt veranderen makkelijker
Documenten opschonen en opnieuw organiseren staat waarschijnlijk niet bovenaan het lijstje favoriete werkzaamheden van de gemiddelde medewerker. Juist daarom zit een belangrijk deel van de aanpak in de gezamenlijke werksessies.
“Het is een saai onderwerp,” zegt Bernard. “Maar SQALE krijgt het voor elkaar om een team aan het einde toch een goed gevoel te geven.”
Door gezamenlijk tijd te reserveren, wordt voorkomen dat het werk tussen de dagelijkse werkzaamheden door moet gebeuren. Bernard: “Als groep doen is belangrijk, dan is het dragelijk. Delen is helen.” Ook helpt het om bewust stil te staan bij behaalde resultaten. Hoe lastig was informatie aan het begin te vinden en hoe ziet de situatie er nu uit? Zo wordt de vooruitgang zichtbaar en ontstaat energie om verder te gaan.
Druk én energie
De begeleiding vanuit SQALE helpt om die beweging vast te houden. Daarbij waardeert Bernard vooral de combinatie van inhoudelijke kennis en de manier waarop de adviseurs medewerkers meekrijgen.
“Rien kan voldoende druk geven zonder dat het irritant wordt. Hij brengt energie en drive over en weet een sfeer te creëren.” Volgens Bernard sloot die manier van werken goed aan bij Maassluis. “SQALE past goed bij onze organisatie. Precies wat nodig was om het voor elkaar te krijgen. Zonder SQALE was nog geen fractie gedaan van wat er nu is gebeurd.”
De beweging stopt niet wanneer een netwerkschijf is opgeschoond, Microsoft Teams logisch is ingericht en zaaksystemen op de juiste manier worden gebruikt. Professioneel Digitaal Werken gaat verder dan de vraag waar een document staat en of informatie archiefwaardig is opgeslagen. Het gaat erom dat mensen weten hoe ze samenwerken, welke afspraken daarbij horen en wie waarvoor verantwoordelijk is.