Wij kunnen heel snel tot executie komen

Toen Caren op 1 maart 2020 aantrad als directeur van VRZHZ, werd ze meteen geconfronteerd met de covid-pandemie. “Mijn eerste dag viel samen met de opname van de eerste covid-patiënt in Gorinchem”, vertelt Caren. “Je komt in een organisatie die in crisisstand staat, wat een enorme uitdaging was voor mij.” Ondanks deze uitdaging weet Caren met haar achtergrond en ervaring snel haar weg te vinden. Ze staat bekend om haar niet-traditionele manier van leidinggeven en mensgerichte aanpak. “Ik geloof niet in het traditionele beeld van een directeur die vanaf een kistje de troepen toespreekt. Ik doe het echt op een andere manier”, legt ze uit. “Meer vanuit gelijkwaardigheid, ik wil weten wat er speelt. Dan wordt het samenwerken en is er ruimte voor gesprek.” Deze benadering zorgt ervoor dat medewerkers zich comfortabeler voelen, meer initiatief nemen en het gevoel hebben dat ze daadwerkelijk bijdragen aan de organisatie.

Langdurige crisis
De aard van de crises waarmee de Veiligheidsregio te maken krijgt, is de afgelopen jaren sterk veranderd. Daan legt uit: “We gaan van acute rampen zoals branden en explosies naar langdurige crisissen met grote maatschappelijke impact, zoals de vluchtelingencrisis en de covid-19 pandemie. Dit vereist een aanpassing in onze crisisstructuur en een meer projectmatige aanpak. Het is de kunst om zo snel mogelijk voor de crisis uit te komen.” Volgens Caren wordt er naar de veiligheidsregio gekeken vanwege de daadkracht die er is in de organisatie. “Eén van de grootste sterktes van onze organisatie is onze netwerkfunctie, die ervoor zorgt dat de juiste partners snel aan tafel komen om gezamenlijk een crisis aan te pakken. Wij kunnen heel snel tot executie en resultaat komen. Dat is een groot compliment voor onze organisatie, maar brengt ook risico met zich mee, namelijk het gevaar dat je gezien wordt als het paard dat altijd maar van stal kan worden gehaald. Dat is niet waarvoor wij zijn opgericht.”

Informatievoorziening
De grootste uitdaging is de toenemende complexiteit van de maatschappij. De arbeidsmarkt wordt krapper, de aard van crisissen verandert, en klimaatverandering en de energietransitie hebben grote gevolgen voor de regio. Tegelijkertijd bieden deze veranderingen ook nieuwe mogelijkheden. “Nieuwe dingen geven ons energie”, zegt Caren. “Het is essentieel dat onze interne organisatie zo is ingericht dat we flexibel kunnen inspelen op deze nieuwe uitdagingen. Oorspronkelijk waren we een regelgerichte organisatie, maar nu moeten we veel meer op waarden sturen en ervoor zorgen dat ons organisatiemodel anticiperend is.”

De snelle ontwikkeling van informatievoorziening en IT brengt aanvullende uitdagingen met zich mee. “De ontwikkeling in informatievoorziening en IT gaat zo snel, dat het lastig is om alle informatie te verwerken”, legt Daan uit. “Het is belangrijk om te kijken naar de behoeften van je medewerkers. We moeten onze mensen ondersteunen en zorgen dat ze zich kunnen focussen op hun kerntaken, ongeacht de snelle veranderingen om hen heen.”

Extra handen
In het licht van de toenemende complexiteit en de dringende noodzaak voor efficiëntie, werd SQALE ingeschakeld om VRZHZ te ondersteunen. “De reden was tweeledig”, legt Caren uit. “We hadden een ongelukkige samenloop van omstandigheden, namelijk uitval in ons team bestuurszaken, en tegelijkertijd begon de vluchtelingencrisis. We hadden geleerd van covid dat we daar heel snel een team op moeten zetten dat zich volledig op die klus kan focussen, en hadden daarom behoefte aan extra handen bij bestuurlijke zaken.” Daan vervolgt: “We zochten een partij die snel konden schakelen, en ik wist dat SQALE veel ervaring heeft met veiligheidsregio’s. Het is fijn om samen te werken met iemand die de achtergrond kent en weet hoe de processen lopen en werken.”

De expertise van SQALE bleek van grote waarde. “We hadden op dat moment gewoon handen tekort”, vertelt Daan. “Iedereen was toe aan even ademhalen na covid, en toen kwam de vluchtelingencrisis. Hilde begon in maart 2022, met het idee dat haar rol slechts drie maanden zou duren. “Uiteindelijk heb ik twee jaar hier meegelopen,” vertelt Hilde. Al snel werd namelijk duidelijk dat er op een hoger niveau verbeteringen mogelijk waren. “Er was duidelijk behoefte aan structuur”, vertelt Hilde. “De reden dat deze klus voor mij zo leuk was, is omdat ik echt in het team terechtkwam. Op een gegeven moment voelde het als collega’s. Ik kreeg daardoor ook goed mee hoe mensen in hun werk stonden en wat hun frustraties waren. Ik raakte ervan overtuigd dat het beter kon, en dat we mensen konden helpen om meer duidelijkheid in hun werk te krijgen. We zijn toen aan de slag gegaan met het doorlichten en verbeteren van processen en hebben een nieuwe rol geïntroduceerd om gaten op te vullen. Dit heeft geleid tot meer duidelijkheid en efficiëntie binnen het team.” Omdat de focus van Hilde op de optimalisatie van processen kwam te liggen, haakte Anne-Ruth aan om de ondersteuning van de reguliere bestuurszaken op zich te nemen.

De ondersteuning van SQALE heeft de veiligheidsregio veel opgeleverd. “Dankzij Hilde en Anne-Ruth weten we nu precies wat er nodig is en wie waarvoor verantwoordelijk is”, zegt Caren. “Dit heeft ons veel rust gegeven en zorgt ervoor dat iedereen zich gewaardeerd voelt en weet wat zijn of haar rol is. We waren heel kwetsbaar georganiseerd op bestuurszaken, en SQALE bracht precies wat we nodig hadden.”

“Het werk van Hilde en Anne-Ruth is absoluut een waardevolle aanvulling geweest”, besluit Daan. “Dat iemand de rust en tijd heeft om alle lijnen binnen je organisatie uit te tekenen en dan de vervolgstap te maken naar hoe kan het beter, dat is heel fijn. Wat in de hoofden zat is opgeschreven, waardoor de kennis in de organisatie geborgd is en mensen weten waar ze aan toe zijn.”