Vrijwilligers vinden, binden en boeien met Veiligheidsregio Gelderland-Zuid

Belevingsavonden

Dat alles werd samengevat in ‘Operatie VLAM’. VLAM staat voor Vrijwilligheid is van Levensbelang voor ons Allemaal voor nu en (over)Morgen. Na het opstellen van een feitenbeeld en plan van aanpak, waarin het probleem in detail in kaart werd gebracht, werden ook de vrijwilligers bij het proces betrokken. Arie: “Daarvoor organiseerden we twee ‘belevingsavonden’, vooral om te toetsen of onze bevindingen herkend werden door de vrijwilligers en hen de ruimte te bieden hun eigen ideeën in te brengen.”

Volgens Annemieke is deze check een essentieel onderdeel in het proces. “Het feit dat je met vrijwilligers werkt, geeft een andere dynamiek. Het gaat niet zomaar over het werk van iemand, maar je komt in veel gevallen ook aan de hobby van een persoon. Daarom is het juist zo belangrijk om de check te doen of het klopt wat we hadden opgehaald in de feitenfase. Vanuit de vrijwilligers werd dit ook gewaardeerd. Zij hadden hierdoor het gevoel dat het probleem erkend werd door het bestuur en dat ze serieus genomen werden.”

Vertrouwen winnen

Arie bewondert de rol van Annemieke in het proces. “Doordat Annemieke eerlijk en duidelijk is, weten mensen ook wat ze aan haar hebben. Als je een organisatie in beweging zet, is het nodig dat er een kartrekker is. Iemand die er staat, die eerlijk is over wat wel en niet kan en laat zien wat de verandering betekent voor jou als individu. Annemieke wist heel duidelijk te maken dat ze net als de vrijwilligers het beste voor de brandweer zoekt. Dat is ook de reden dat mensen er zo positief op reageren.”

Het vertrouwen winnen was misschien wel één van de grootste uitdagingen, volgens Annemieke. “In het begin wist ik dat we 10-0 achterstonden, omdat er weinig vertrouwen was. Het is ook best ingewikkeld als iemand die niet uit de regio komt, gaat vertellen hoe we het in de toekomst gaan doen. Naast dat mijn eigen verleden als brandweervrouw heeft geholpen om goodwill te kweken, heeft ook de samenwerking met SQALE het vertrouwen een boost gegeven. Dat komt omdat we lieten zien wat we deden: de procesgang was helder, we gaven steeds tussentijds terugkoppeling en hielden ons aan afspraken die we met elkaar maakten. Dat heeft enorm geholpen om mensen mee te krijgen in de verandering.”

Resultaten delen

Operatie VLAM werd afgerond op een creatieve manier: met een sporttas. Maarten: “Alle vrijwilligers kregen een sporttas mee, omdat corona een fysieke laatste belevingsavond in de weg stond. De sporttas moest staan voor iets tastbaars, daadkracht van begin tot eind. In de tas zijn de (soms symbolische verwijzingen naar) resultaten van het project meegenomen met een toelichting wat er met de gegeven input is gedaan. Dat vonden we belangrijk, omdat we hiermee lieten zien dat die input serieus genomen is. En dat er concrete resultaten geboekt zijn.”

Dat VLAM een succes is geworden, blijkt wel uit het feit dat er nog vaak over gesproken wordt. Annemieke: “Sterker nog, de 24-uursdienst heeft ook interesse gekregen in eenzelfde project. Dat vind ik wel het mooie aan het proces. Het heeft ook anderen die dit vanaf de zijlijn hebben gezien, enthousiast gemaakt. Er is iets in gang gezet in de hele organisatie, ook bij de andere afdelingen in de organisatie.”

Het grootste winpunt? “Dat in de organisatie het besef is geboren dat die vrijwilliger een andere aanpak nodig heeft dan iemand met een kantoorfunctie van negen tot vijf. Dat kwartje is gevallen.