Toekomstgericht ondernemen met een passende ERP-oplossing

Belangen herkennen en erkennen

Een uniek concept, maar deze diversiteit maakt het wel moeilijk om één softwareoplossing te vinden die aan de behoeften van de organisatie voldoet. Voor die zoektocht schakelde Sander de hulp van SQALE in. ‘Ons uiteindelijke doel was om een nieuw ERP-systeem te kiezen dat ons helpt om efficiënter te werken en beter in te spelen op de wensen en behoeften van onze klanten.’                                De eerste stap van SQALE bestaat uit het opzetten van een procesarchitectuur en het in kaart brengen van de processen. Henk, Organisatieadviseur bij SQALE, vertelt: ‘Je wilt weten waarvoor je een pakket gaat zoeken. Daarom is die oriënterende fase van groot belang. Hoe zit de business in elkaar, met welke belanghebbenden heb je te maken en hoe verhouden die zich tot elkaar? In deze fase hebben we bijvoorbeeld het onderscheid gemaakt tussen Loods 5 als verkoopkanaal en de Loods 5-merken als verkooporganisaties, iets wat in de hoofden reeds aanwezig was, maar wat we nu met elkaar expliciet hebben gemaakt. Dit heeft geholpen om de verschillende belangen binnen de organisatie te herkennen en erkennen.’ Sander vult aan: ‘De twee Loods 5-merken Goods en Design zijn onderdeel van de organisatie, terwijl ze binnen de formule deelnemer net als andere ondernemers zijn. Dit is een ingewikkelde situatie die we goed willen inrichten in het nieuwe ERP-systeem, bij voorkeur in één oplossing. Onze ambitie is om alle onderdelen en stromen binnen de organisatie te integreren in het pakket, om zo het proces van bestelling tot levering zo soepel mogelijk te laten verlopen.’

Projectmatig werken

Na de oriënterende fase werd op basis van alle input een programma van eisen en wensen voor het nieuwe ERP-systeem opgesteld. Sander erkent dat de voorbereidingsfase misschien wel net zo belangrijk is als de keuze voor het nieuwe pakket. ‘Het kost aan de voorkant extra tijd, maar ik zie dat als een investering. Het zorgt ervoor dat de keuze die je uiteindelijk maakt past bij je organisatie. Ik kan genoeg voorbeelden noemen van ideeën en plannen die door een slechte voorbereiding in schoonheid zijn gestorven. Wij zijn een groeiende organisatie met de mentaliteit van een startup: jong en dynamisch. Dat heeft als keerzijde dat we soms onvoorbereid aan de slag gingen. SQALE heeft ons geholpen om projectmatig te werken en het proces schematisch in beeld weten te brengen dat het door iedereen in de organisatie begrepen kan worden.’

Volgens Sander helpt het om expertise van buitenaf in te roepen. ‘Vreemde ogen dwingen, dat heb ik gemerkt. De samenwerking met Henk en Maarten heeft geholpen om het proces te beheren, tempo in de zaak te houden en gemaakte afspraken na te komen. Daar ben ik heel blij mee.’

De keuze voor een nieuw ERP-systeem is inmiddels gemaakt en samen met SQALE wordt de implementatie in gang gezet. Sander heeft er alle vertrouwen in. ‘Deze passende ERP-oplossing helpt ons stappen te zetten en onze groeiambities waar te maken. Met SQALE hebben we een goede basis gelegd voor verdere automatisering van onze processen.’ En dat uiteindelijk om de klant op de best mogelijke manier van dienst te zijn. Want dat doel staat voorop bij Loods 5.