Stukje voor stukje de puzzel leggen

Het transportbedrijf heeft in de afgelopen twee jaar grote veranderingen doorgemaakt. De directie stippelde een nieuwe koers uit, er werd een transport management systeem (TMS) opgezet en een enorme digitaliseringsslag gemaakt. “Voor ons als directie was het belangrijk om de grote lijn schetsen: wat is het doel en waar gaan we naartoe?”, vertelt Daniel. “Euser is altijd een flexibele en service- en klantgerichte organisatie geweest. Het is een kracht om wendbaar te zijn, maar bij een bepaalde schaalgrootte is het ook nodig om terug te kunnen vallen op processen en procedures. We willen steeds meer toegroeien naar een datagedreven organisatie. Onze klanten hebben steeds meer behoefte aan data en uiteindelijk moet je je eigen processen aansluiten op de processen van je klant.”

Michiel haakte aan bij het managementteam om structuur aan te brengen in het nieuwe beleid en het proces te begeleiden. “Michiel balanceert tussen meedenken op inhoud en boven de materie hangen. Ik vind dat hij dat heel goed doet. Het is fijn als iemand van buiten de organisatie meekijkt en meedenkt met wat je aan het doen bent. Hij heeft ons gefaciliteerd in het opstellen van een beleidsplan, zodat alle ideeën en plannen concreet op papier komen en alle neuzen dezelfde kant op staan. Elke week hebben we met het management team een operationeel overleg. Michiel is iemand die tijdens die overleggen de grote lijn bewaakt en zorgt dat we het procesmatige vasthouden.”

Datagedreven

Het nieuwe beleid betekende dat de organisatie grotendeels gedigitaliseerd moest worden. “Daarin hadden we een achterstand. In de afgelopen twee jaar hebben we sterk ingezet op digitalisering en zijn we voor 90 procent papierloos geworden. Dat maakt het zoveel makkelijker om cijfers en data boven water te krijgen.” Het opzetten van een TMS levert de organisatie meer data op. “Als alle processen door het TMS lopen, kun je steeds meer data registeren en vastleggen. Die data wil je grijpen en iets moois mee doen.”

In samenwerking met IT businessunit Growteq werd een data warehouse ingericht. “Vanuit verschillende systemen voegen we de data samen. Het levert meer inzicht op in omzet, rendement van bepaalde ritten en bepaald werk, bezetting van voertuigen en personeel, waar je verdient en waar je verliest. Maar het dashboard is ook richtinggevend voor de toekomst. Is er wel voldoende capaciteit om de uitstaande vraag voor de komende weken goed in te plannen, of moet ik al gaan bijsturen? We zijn nog beginners op dit gebied, maar hebben al grote stappen gemaakt.”

Formule Euser

Een groot veranderingsproces voor de organisatie, waar je ook de mensen in mee moet nemen. “Om klaar te zijn voor de toekomst is verandering noodzakelijk. De juiste mensen op de juiste plek krijgen. Dat is best een heftig proces.” Met Michiel en Leendert de Gelder, Senior Consultant bij SQALE, werd een organisatieplan gemaakt – ‘Formule Euser’ – waarin de focus kwam te liggen op het dieper leggen van verantwoordelijkheden in de organisatie. “Het was tijd voor een herinrichting van de organisatie. Sommige taken kwamen te vervallen door automatisering, waardoor medewerkers een andere invulling kregen van hun activiteiten. Dan merk je dat er onzekerheid komt in de organisatie. Michiel en Leendert hebben dat heel zorgvuldig aangepakt en begeleid, met heel veel gesprekken en terugkoppelingsmomenten.” In een markt die onder druk staat in het volgens Daniel des te belangrijker om goed leiderschap te tonen en richting te geven aan je mensen.

Terugkijkend op het proces is Daniel positief gestemd. “Mooi om stukje voor stukje die puzzel te leggen. De samenwerking met SQALE is een hele goede katalysator geweest voor het proces waar we inzitten. Het is nog niet klaar, maar er zijn al een hoop hobbels genomen.”