Processen saai? Integendeel!

“Ik kwam hier anderhalf jaar geleden binnen en zag kansen liggen”, vertelt Huibert. “In 2021 werd de reorganisatie van de Veiligheidsregio afgerond met een aantal speerpunten, waaronder een wendbare en flexibele organisatie zijn en integraal werken. Dat is heel mooi, maar die begrippen moeten wij als sector ook laden. Wat versta je daaronder? Samen aan de slag om processen scherper in beeld te krijgen en van daaruit de stap te maken naar automatisering. De Veiligheidsregio’s bestaan inmiddels bijna tien jaar. In de eerste jaren lag het accent voornamelijk op de primaire processen. Nu is het tijd om een vervolgstap te maken en de bedrijfsvoering op een meer professionele manier te organiseren; de klant vanuit de bedrijfsvoering zodanig faciliteren dat alles soepel verloopt. Dat is onze stip op de horizon.”

Scherp zijn en doorvragen

Daar gaan een aantal stappen aan vooraf. Samen met Leendert de Gelder, organisatieadviseur bij SQALE, werden klantpanels georganiseerd om behoeften op te halen, processen in kaart gebracht en verspillingen inzichtelijk gemaakt. Leendert: “Het is goed om af en toe boven je werk te gaan staan en na te denken over de vraag: waarom doen we dit nu eigenlijk op deze manier? We halen mensen uit de waan van de dag en laten ze op een andere manier naar hun werk kijken. Het is mijn rol als projectleider om scherp te zijn en door te vragen. Vaak blijkt een probleem dan ergens anders te liggen dan het eerste oog doet vermoeden. Consequent doorvragen resulteert in een oplossing die ook écht een oplossing is van het probleem.”

Huibert is enorm enthousiast over de aanpak. “Het werken aan en met processen kan snel saai zijn. Die ervaring heb ik eerder ook gehad. Het is de reden dat een project het niet haalt en doodbloedt. Mensen vinden het niet leuk. Dat heb ik nu heel anders ervaren met SQALE. Neem als voorbeeld de klantpanels. Dat deden we in de vorm van een online arena met klanten, waarbij aan medewerkers van de sector bedrijfsvoering gevraagd werden zich te verplaatsen in de klant en open te staan voor hun feedback. Dat kan best spannend zijn. Maar ook enorm waardevol hebben we gemerkt. Mensen praten er nu nog over en staan ervoor open om nog eens een panel te organiseren, omdat het zo verhelderend werkt. De workshops waren soms echt een openbaring.”

Twee sporen

Samen met SQALE werd een dienstverleningsvisie opgesteld, een document waarin uitgangspunten van de processen glashelder staan uitgelegd en waar de organisatie altijd op terug kan vallen. Daarnaast is er volgens Leendert ook het cultuuraspect. “We kunnen processen nog zo mooi uitwerken, maar als de mensen er niet in meekomen ga je het doel voorbij. Dan is alle tijd en energie voor niks geweest. Het ‘What’s in it for me’-principe moet afgedicht zijn voor iedereen in de organisatie. Daarnaast vind ik het als projectleider belangrijk om te investeren in proceseigenaren, zodat de verandering geborgd is. Je wilt dat mensen vanuit intrinsieke motivatie blijven verbeteren. Op zo’n manier dat ze het niet als een last zien, maar het leuk vinden om mee bezig te zijn. Daaraan besteden we net zo veel aandacht als aan de processen zelf. Mijn uitgangspunt is altijd: als ik hier over twee jaar terugkom, dan wil ik die beweging nog steeds zien.”

Huibert vult aan: “We hebben twee sporen bij elkaar gebracht in dit project. De technische kant van de processen én de mindsetverandering bij mensen. De visie die je hebt moet in de hoofden van mensen gaan leven. Ik merk aan de vragen van mensen dat de boodschap begint te landen. Dat is mooi om te zien.”

Steeds slimmer

Het optimaliseren van de processen komt ook andere projecten ten goede. “We hebben behoorlijk wat projecten en ontwikkelingen lopen door de organisatie heen. Ik zie kansen ontstaan om die ontwikkellijnen ook onderling steeds meer op elkaar af te stemmen. Al die ontwikkellijnen raken ook weer de processen. Zo komen heel veel dingen samen. We gaan het spelletje steeds slimmer spelen met elkaar, mede dankzij de begeleiding van SQALE.”

Die complimenten zijn wederzijds, besluit Leendert. “Het is bewonderingswaardig hoe Huibert en zijn collega’s hierin geloven en doorgepakt hebben. Het succes van dit soort projecten hangt af van commitment. En je successen vieren tussentijds. Veranderen doe je door kleine stappen te maken en weer door te gaan.”