Dé oplossing om de kosten van payrollmedewerkers te beheersen

Deze maand viel mijn oog op het bericht op NU.nl met als titel: “Gemeenten willen stoppen met dure en tijdelijke payrollmedewerkers”. Ik kan mij de frustratie van gemeenten wel voorstellen. Maar wat is nu eigenlijk het probleem? Is er wel sprake van een probleem? Ik denk dat het een samenspel is van drie ingrediënten:

1. het imago van de gemeente als werkgever;
2. beeldvorming over de payrollmedewerkers;
3. en de gemeentelijke dynamiek.

Imago

Mijn ervaring is dat gemeenten er onvoldoende in slagen om zich te profileren als aantrekkelijk werkgever. Wij werken veel met bedrijfskundigen. Geen van hen peinst erover om na de studie bij de gemeente te gaan werken. Als zij via opdrachten bij de gemeenten aan de slag gaan, blijkt de gemeente echter een boeiende werkomgeving te zijn.

Beeldvorming

Het grootste gedeelte van de payrollmedewerkers is helemaal niet zo duur. Als de totale kosten van een medewerker in dienst van de gemeente wordt omgezet naar een tarief per productief uur, blijkt het verschil marginaal te zijn. In onze praktijk zien wij voorbeelden dat een gemeente goedkoper uit is met externe inhuur dat met het inzetten van eigen personeel. Maar het gevoel is anders.

Gemeentelijke dynamiek

Tegelijk herkennen wij wel een dynamiek in gemeenten die leidt tot autonome groei van het aantal payrollmedewerkers. Het belangrijkste wat wij signaleren is dat de ontwikkelbehoefte binnen de gemeente onverzadigbaar is. Het collegeprogramma moet uitgevoerd worden, maar tussentijds zijn er ook nog zoveel dingen die moeten gebeuren. Het lijkt soms of er sprake is van een continue crisisorganisatie. Er wordt keihard gewerkt, maar het lijkt een bodemloze put te zijn. We weten van elkaar niet wie waar mee bezig is. We zijn nog maar net gestart met een opdracht of er komt alweer een nieuwe doorheen. Medewerkers houden heel veel ballen tegelijkertijd in de lucht. Managers zien dat het werk over de schoenen klotst en dat medewerkers onder druk staan en dan…..huren we tijdelijk een externe kracht in. Tijdelijk ‘extra handjes’ helpt weer om de druk enigszins te verlichten. Maar de inzet is niet tijdelijk; de drukverlichting is tijdelijk. De extra capaciteit is binnen de kortste keren weer gevuld. Het hele systeem zuigt capaciteit aan.

Organiseren

Wij zijn overtuigd dat rust aangebracht moet worden in de gemeentelijke organisatie. Rust wordt veroorzaakt door overzicht, reflectie en beheersbaarheid.

Overzicht – wie is nu eigenlijk waar mee bezig, hoe intensief en hoe lang. Past dat nog bij de beschikbare capaciteit? Is de opdracht voldoende uitdagend of misschien niet geschikt voor de medewerker.

Reflectie – voordat we beginnen stemmen we eerst af wat de noodzaak is, wat de urgentie is, wat anderen in de samenleving kunnen doen, hoe het eenvoudig kan, etc. Eerst denken dan doen. Het overkomt ons niet.

Beheersbaarheid – we definiëren voor iedere opdracht wat we opleveren wanneer en voor wie. We sturen ook op het afsluiten van lopende zaken.

Bovenstaande wil iedereen. Maar het lukt maar niet om de hectiek te doorbreken. Toch kan het en een aantal gemeenten doen het. Deze werkwijze zorgt voor minder inzet van payrollmedewerkers en waar het wel gebeurt, gebeurt het meer bewust. Het zorgt ook voor een prettig werkklimaat en daarmee een verbetering van het imago van gemeenten. Dat wil toch iedere gemeente?

Hans Silfhout is organisatieadviseur bij SQALE. Dynamisch Organiseren is een programma van SQALE gericht op (semi-)publieke organisaties. Voor meer informatie zie www.dynamischorganiseren.org